Política de privacidad

En Verafy nos tomamos en serio la privacidad y la protección de los datos personales.

Esta Política de Privacidad explica quién es responsable de los datos personales tratados a través de verafy.es, qué datos podemos tratar, con qué finalidades, durante cuánto tiempo y qué derechos tienen las personas interesadas.

1. Responsable del tratamiento

Mientras se completa la constitución de la sociedad mercantil que asumirá formalmente la actividad de Verafy, el responsable del tratamiento de los datos personales respecto de los cuales Verafy determine los fines y medios del tratamiento es:

Responsable: Laura Rodríguez
NIF: 50255949Y
Nombre comercial: Verafy
Domicilio: Madrid, España
Correo electrónico: admin@verafy.es
Sitio web: verafy.es

Verafy es actualmente un proyecto empresarial en proceso de constitución societaria.

Una vez constituida la sociedad y asumida formalmente por esta la actividad de Verafy, esta Política de Privacidad será actualizada para reflejar la identidad y datos del nuevo responsable del tratamiento.

2. Qué datos personales tratamos

Dependiendo de la relación que mantengas con Verafy y del uso que hagas de nuestros servicios, podemos tratar las siguientes categorías de datos:

Datos de contacto y solicitudes comerciales

Cuando contactas con nosotros, solicitas información, completas un formulario o solicitas una demostración, podemos tratar datos como:

• nombre y apellidos;
• empresa y cargo profesional;
• dirección de correo electrónico;
• número de teléfono;
• información incluida voluntariamente en mensajes o solicitudes;
• información necesaria para gestionar y realizar una demostración de Verafy.

Datos de usuarios de la plataforma

Cuando una empresa utiliza Verafy, podemos tratar datos relacionados con las personas autorizadas para acceder a la plataforma, como:

• nombre y apellidos;
• correo electrónico profesional;
• empresa u organización;
• rol o perfil de usuario;
• credenciales y datos asociados a la cuenta;
• registros de acceso, actividad y utilización de la plataforma;
• comunicaciones relacionadas con la prestación del servicio.

Datos tratados dentro de la plataforma por cuenta de nuestros clientes

Los clientes de Verafy pueden incorporar a la plataforma datos personales y documentación relacionada con sus trabajadores, proveedores, contratistas, subcontratistas u otras personas vinculadas a procesos de coordinación de actividades empresariales (CAE) y prevención de riesgos laborales (PRL).

Estos datos pueden incluir, dependiendo de cada cliente y del uso de la plataforma, datos identificativos, profesionales, laborales y documentación necesaria para la gestión de los procesos correspondientes.

En estos casos, Verafy no determina por sí misma la finalidad para la que el cliente trata dichos datos, sino que presta el servicio tecnológico siguiendo las instrucciones de la empresa cliente.

Por tanto, con carácter general, la empresa cliente actúa como responsable del tratamiento y Verafy actúa como encargado del tratamiento, en los términos establecidos en el correspondiente contrato de encargo de tratamiento.

Las personas cuyos datos hayan sido incorporados a Verafy por una empresa cliente deberán dirigirse, con carácter general, a dicha empresa para ejercer sus derechos respecto de esos tratamientos.

3. Para qué utilizamos los datos y cuál es la base jurídica

Atender consultas, solicitudes de información y demostraciones

Utilizamos los datos facilitados para responder a consultas, contactar con la persona interesada, gestionar solicitudes de información y organizar y realizar demostraciones de Verafy.

La base jurídica dependerá de la naturaleza de la solicitud y podrá ser el consentimiento del interesado o la aplicación de medidas precontractuales solicitadas por este, según corresponda.

Gestionar relaciones comerciales y precontractuales

Cuando una empresa o profesional muestra interés en contratar Verafy, podremos utilizar sus datos profesionales de contacto para gestionar conversaciones, propuestas, demostraciones, presupuestos y demás actuaciones necesarias antes de una posible contratación.

La base jurídica será la aplicación de medidas precontractuales, cuando proceda, o el interés legítimo en gestionar relaciones profesionales y comerciales B2B cuando dicho interés resulte aplicable y no prevalezcan los derechos y libertades de la persona interesada.

Prestar los servicios de Verafy

Cuando exista una relación contractual, trataremos los datos necesarios para crear y gestionar cuentas, proporcionar acceso a la plataforma, prestar el servicio, ofrecer soporte, gestionar incidencias y mantener la relación con el cliente.

La base jurídica será la ejecución de la relación contractual y, respecto de determinados contactos profesionales de empresas clientes, el interés legítimo en gestionar adecuadamente la relación empresarial.

Cumplir obligaciones legales

Podremos tratar determinados datos cuando resulte necesario para cumplir obligaciones legales, fiscales, contables, administrativas o de otra naturaleza que sean aplicables a nuestra actividad.

La base jurídica será el cumplimiento de una obligación legal.

Seguridad y prevención de usos indebidos

Podremos tratar información técnica y registros de actividad cuando resulte necesario para mantener la seguridad de nuestros sistemas, prevenir accesos no autorizados, investigar incidencias, evitar usos fraudulentos y proteger la plataforma y la información de nuestros clientes.

La base jurídica será nuestro interés legítimo en garantizar la seguridad, integridad y correcto funcionamiento de nuestros sistemas y servicios, sin perjuicio de las obligaciones legales que puedan resultar aplicables.

Comunicaciones comerciales

Cuando sea legalmente necesario obtener consentimiento para el envío de comunicaciones comerciales, únicamente las enviaremos cuando la persona interesada lo haya otorgado.

Cuando la normativa permita realizar determinadas comunicaciones comerciales sobre la base de una relación previa u otra base jurídica aplicable, podremos realizarlas en los términos legalmente permitidos.

En todo caso, el destinatario podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibir comunicaciones comerciales a través del mecanismo indicado en cada comunicación o escribiendo a admin@verafy.es.

4. Durante cuánto tiempo conservamos los datos

Los datos personales se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la que fueron recogidos.

En particular:

• Los datos relacionados con consultas y solicitudes de información se conservarán mientras sea necesario para atender y realizar el seguimiento de la solicitud y, posteriormente, durante el tiempo necesario para atender posibles responsabilidades.
• Los datos relacionados con potenciales relaciones comerciales podrán conservarse mientras exista una relación o interés comercial razonablemente vigente, salvo que la persona interesada solicite su supresión u oposición cuando corresponda.
• Los datos de clientes y usuarios se conservarán durante la vigencia de la relación contractual y, una vez finalizada, durante los plazos necesarios para atender las obligaciones legales y posibles responsabilidades derivadas de dicha relación.
• Los datos tratados por Verafy como encargado del tratamiento se conservarán de acuerdo con las instrucciones del cliente responsable del tratamiento y con lo establecido en el correspondiente contrato de encargo.
• Cuando un tratamiento esté basado en el consentimiento, los datos podrán tratarse hasta que este sea retirado, sin que dicha retirada afecte a la licitud del tratamiento realizado con anterioridad.

Una vez que los datos dejen de ser necesarios para su finalidad, podrán mantenerse debidamente bloqueados durante los plazos en los que puedan derivarse responsabilidades legales y posteriormente serán eliminados.

5. Destinatarios y proveedores

Verafy no vende datos personales.

Podremos facilitar acceso a determinados datos a proveedores tecnológicos y profesionales que resulten necesarios para prestar nuestros servicios, incluyendo, cuando corresponda, proveedores de:

• infraestructura y alojamiento;
• servicios cloud;
• correo electrónico y comunicaciones;
• herramientas de soporte y atención al cliente;
• seguridad y monitorización;
• herramientas de gestión empresarial;
• servicios profesionales, jurídicos, fiscales o contables.

Cuando estos proveedores traten datos personales por cuenta de Verafy, lo harán en calidad de encargados del tratamiento y estarán sujetos a las correspondientes obligaciones contractuales en materia de protección de datos.

También podremos comunicar datos a administraciones públicas, autoridades, juzgados y tribunales cuando exista una obligación legal que así lo requiera.

6. Ubicación de los datos y transferencias internacionales

Verafy prioriza la utilización de infraestructura y servicios que permitan alojar y tratar los datos dentro del Espacio Económico Europeo (EEE).

No obstante, algunos proveedores tecnológicos utilizados para la gestión del sitio web, comunicaciones u otros servicios auxiliares podrían implicar transferencias internacionales de datos o accesos desde países situados fuera del Espacio Económico Europeo.

Cuando se produzca una transferencia internacional de datos personales, se realizará utilizando alguno de los mecanismos y garantías previstos por la normativa de protección de datos aplicable, como una decisión de adecuación de la Comisión Europea o las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea, cuando corresponda.

La información concreta sobre las garantías aplicables a una transferencia internacional podrá solicitarse escribiendo a admin@verafy.es.

7. Datos tratados por Verafy como encargado del tratamiento

Una parte esencial de los servicios de Verafy consiste en proporcionar a empresas una plataforma tecnológica para gestionar procesos relacionados con coordinación de actividades empresariales (CAE), prevención de riesgos laborales (PRL) y documentación asociada.

Cuando nuestros clientes incorporan datos personales a la plataforma para estas finalidades, el cliente determina las finalidades y medios esenciales del tratamiento y actúa como responsable del tratamiento.

En estos supuestos, Verafy tratará los datos únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del cliente y en calidad de encargado del tratamiento, de conformidad con el artículo 28 del RGPD y el correspondiente contrato de encargo de tratamiento.

Verafy aplicará las medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger dichos datos y exigirá las garantías correspondientes a los subencargados que, en su caso, resulten necesarios para prestar el servicio.

8. Seguridad de los datos

Verafy aplica medidas técnicas y organizativas destinadas a proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, pérdida, destrucción, alteración, divulgación o tratamiento ilícito.

Estas medidas se seleccionan teniendo en cuenta la naturaleza de los datos, las características del tratamiento, el estado de la técnica y los riesgos que puedan afectar a los derechos y libertades de las personas.

No obstante, ningún sistema conectado a Internet puede garantizar una seguridad absoluta.

9. Derechos de las personas interesadas

Las personas interesadas pueden ejercer, cuando resulten aplicables, los siguientes derechos:

• Acceso: conocer qué datos personales tratamos y obtener una copia de ellos.
• Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
• Supresión: solicitar la eliminación de sus datos cuando concurran los requisitos legales.
• Oposición: oponerse a determinados tratamientos basados en el interés legítimo.
• Limitación: solicitar que se limite el tratamiento de sus datos en los supuestos previstos legalmente.
• Portabilidad: recibir determinados datos en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica y, cuando resulte técnicamente posible, solicitar su transmisión a otro responsable.
• Retirada del consentimiento: cuando el tratamiento se base en el consentimiento, retirarlo en cualquier momento sin que ello afecte a la licitud del tratamiento realizado anteriormente.

Para ejercer estos derechos, puedes escribir a:

admin@verafy.es

La solicitud deberá indicar qué derecho deseas ejercer e incluir la información necesaria para poder identificarte y gestionar la solicitud.

Cuando existan dudas razonables sobre la identidad de la persona que realiza la solicitud, podremos pedir información adicional estrictamente necesaria para confirmar su identidad.

El ejercicio de estos derechos es gratuito, salvo en los supuestos excepcionales previstos por la normativa aplicable.

10. Reclamaciones ante la autoridad de control

Si consideras que el tratamiento de tus datos personales no se ajusta a la normativa, puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

También puedes contactar previamente con nosotros en admin@verafy.es para que podamos analizar y, cuando corresponda, resolver tu solicitud.

11. Datos obtenidos de terceros

En determinados contextos profesionales o comerciales, Verafy podría obtener datos de contacto profesionales a través de la empresa u organización para la que trabaja la persona interesada, de contactos profesionales, de fuentes públicamente accesibles o de otros medios legítimos.

Cuando resulte aplicable el artículo 14 del RGPD, proporcionaremos a la persona interesada la información exigida por la normativa dentro de los plazos correspondientes.

12. Menores de edad

Los servicios de Verafy están dirigidos a empresas y profesionales y no están destinados específicamente a menores de edad.

No solicitamos conscientemente a menores datos personales a través de nuestros formularios comerciales.

13. Cookies y tecnologías similares

El sitio web puede utilizar cookies y tecnologías similares.

Las cookies que no sean estrictamente necesarias se utilizarán de acuerdo con las preferencias y el consentimiento expresado por el usuario cuando este resulte legalmente necesario.

Puedes consultar información detallada sobre las cookies y tecnologías similares utilizadas, y cómo gestionarlas desde tu navegador, en la Política de Cookies. Actualmente el sitio web no dispone de un panel de configuración de cookies. Si se incorporan tecnologías que requieran consentimiento, se facilitará el mecanismo correspondiente para aceptar, rechazar, configurar y retirar dicho consentimiento.

14. Cambios en esta Política de Privacidad

Esta Política de Privacidad podrá actualizarse para reflejar cambios legales, técnicos, organizativos o relacionados con los servicios ofrecidos por Verafy.

Cuando los cambios sean relevantes para el tratamiento de los datos personales, adoptaremos las medidas razonables para informar de ellos cuando resulte necesario.

La versión vigente será la publicada en verafy.es, indicando su fecha de última actualización.

Responsable actual del tratamiento: Laura Rodríguez
Nombre comercial: Verafy
NIF: 50255949Y
Domicilio: Madrid, España
Contacto en materia de privacidad: admin@verafy.es